Как меняются законы относительно хранения корпоративных данных в 2026?
Компаниям теперь необходимо четко знать и быть готовыми доказать: где физически лежит информация, кто и на каких основаниях имеет к ней доступ, передаются ли данные за рубеж. Ответы на эти вопросы должны быть подкреплены документами и техническими логами.
Мы попросили объяснить суть требований Глеба Шустова, юриста компании «Зарцын и партнеры» и специалиста по ПДн, что именно меняется в 2026 году, как это проверяют на практике и где у бизнеса происходят неочевидные нарушения.
Ключевые изменения, которые уже действуют или готовятся:
Ужесточение локализации. С 1 июля 2025 года вступили в силу поправки, согласно которым первичные операции при сборе ПДн (запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение) должны происходить в базах данных, расположенных на территории России.
Трансграничная передача. Любая передача ПДн за рубеж теперь требует уведомления Роскомнадзора (РКН). Регулятор может наложить запрет или ограничения по результатам рассмотрения.
Штрафы и ответственность. Выросли штрафы за нарушения и за неподачу/нарушение обязанностей по уведомлениям (изменения в коап с 30 мая 2025)
Тренд на «суверенный контур». Минцифры предложило запретить компаниям из перечня системообразующих с 1 сентября 2027 года использовать иностранные корпоративные облачные сервисы и ПО для хранения и обработки ПДн. Инициатива еще не стала законом, но вектор мышления регулятора очевиден.
Что на практике означают термины «локализация» и «первичные операции»?
Комментирует Глеб Шустов, юрист компании «Зарцын и партнеры»:
Для того, чтобы проще объяснить термин «локализация» на практике, мы используем понятие «первичная точка сбора». Важно понимать, где изначально фиксируются данные. Представьте работу с файлом: вы можете хранить оригинал на жестком диске в офисе в Москве, а копию — в облаке. Если доступ к облаку закроют, оригинал останется у вас. А если все изначально создали и храните только в зарубежном облаке, то рискуете остаться без данных. Мысль законодателя направлена именно на защиту и сохранение «оригинала» внутри страны.
Что конкретно должно происходить в России и где подстерегают ловушки?
В РФ должна находиться именно первичная точка сбора. Например, вы отправляете сотрудников в командировку. Нельзя сразу внести их паспортные данные в зарубежную систему бронирования. Сначала необходимо создать список на сервере в РФ (ПК, корпоративный сервер или российское облако), затем при необходимости уведомить РКН о трансграничной передаче и только потом передавать данные.
По словам Глеба, регулятор уже запрещал компаниям хранить данные пользователей, к примеру, на серверах Google в Швейцарии, если для этого не было веских оснований.
Тенденция идет к тому, что все данные должны быть в России, и только в исключительных случаях (например, командировка) передаваться за границу.
Где бизнес чаще всего нарушает локализацию?
Нарушения часто происходят в привычных маркетинговых и операционных инструментах. Эксперт выделяет ключевые рисковые зоны:
Чаще всего нарушение локализации происходит в использовании иностранных метрических программ (например, Google Analytics). Многие компании не задумываются, что использование иностранного хостинга для сайта, на котором есть форма обратной связи — это уже потенциальное нарушение. Даже если вы пользуетесь конструктором, важно, чтобы он был российской юрисдикции: нередко коллеги пользуются Tilda Publishing (международный сервис), когда есть его российский аналог — АО "Тильда".
К менее очевидным каналам утечек и нарушений относятся:
Корпоративная почта на доменах вроде @gmail.com, через которую пересылаются документы с ПДн.
Обмен файлами через публичные ссылки в зарубежных облаках или мессенджерах.
Интеграции на сайте (чаты, виджеты), передающие данные пользователей за рубеж.
Сторонние сервисы для рассылок, CRM, не обеспечивающие хранение в РФ.
Внешние атрибуты — IP, хостинг, домен почты — выдают иностранную инфраструктуру. На практике именно строгий контроль доступа и безопасность данных снижают риски и помогают избежать крупных штрафов.
Почему для соблюдения закона нужен порядок в контенте
Пока у компании нет системного хранения контента, четкой классификации файлов и правил управления доступом, она не может открыто ответить на ключевой вопрос регулятора: «Какие персональные данные где лежат и кто имеет к ним доступ?». Разрозненные облачные диски, общие ссылки в чатах, бесконтрольное копирование файлов — это не только хаос в работе, но и прямой источник юридических рисков.
Как хранить данные с учётом новых требований?
Решить задачу по хранению и управлению файлами компании помогают специализированные инструменты. DAM-система (Digital Asset Management) — это готовое решение для наведения порядка, которое также гарантирует юридическую чистоту работы с цифровыми активами. Современные DAM-системы решают ключевые задачи безопасности и контроля через три основных принципа:
1. Прозрачный контроль доступа. В отличие от обычных облаков, в DAM-системе доступ к файлам управляемый: настраиваются роли и права (кто что видит и скачивает), создаются внешние ссылки с паролями и сроком действия, доступ можно мгновенно отозвать. Все действия логируются (кто открыл, скачал, кому выдал)в системе.
2. Управление согласиями и сроками хранения. К цифровым активам (например, фото сотрудников для сайта) можно привязать согласия модели и установить срок их действия. Система автоматически предупредит об истечении срока или скроет актив, что защищает компанию от исков.
3. Локализация и суверенитет инфраструктуры.Поддержка моделей развёртывания, при которых данные физически остаются в России – будь то собственный сервер компании или дата-центры локальных провайдеров.
Итоги: в 2026 корпоративные данные требуют управления
2026 год делает хранение корпоративных файлов, особенно содержащих ПДн, зоной повышенной ответственности. Регуляторная логика усиливается вокруг трех ключевых вопросов: где физически находятся данные, как контролируется их передача и насколько инфраструктура безопасна.
Использование российской DAM-системы помогает навести порядок в хранении и обмене файлами. Это удобный способ систематизировать рабочие материалы и одновременно выполнить требования закона: данные остаются в России, доступ к ним четко контролируется, а все действия фиксируются в логах.
Picvario DAM входит в Реестр российского ПО (№7297). Доступны установки On-premise (на серверы внутри компании), что гарантирует, что данные физически не покидают периметр. При использовании SaaS-версии, как российский провайдер, мы обеспечиваем хранение всех данных на территории РФ, полностью соответствуя требованиям локализации.
Если вы хотите попробовать Picvario DAM на своих процессах, оставьте заявку в форме ниже.
Наши специалисты свяжутся с вами, и настроят тестовое пространство под ваши задачи.
