Что такое DAM системы, и какие возможности они имеют

Медиа стремительно и прочно вошли в наш мир. Визуальный контент используется абсолютно везде: на каждом сайте, объявлениях, в повседневном общении в мессенджерах и социальных сетях и продолжает теснить доминировавший до недавнего времени текст: мы используем видеоролики вместо инструкций, слушаем аудио книги, покупаем товары в инстаграме и тиктоке. Задумайтесь, только в период 2021 года сделано 1.44 триллиона фотографий! Человечество хранит на различных устройствах 7.9 триллиона фотографий! Бурный рост объемов медиа информации послужил толчком к возникновению и развитию отдельного класса ПО: DAM (система управление корпоративным контентом).

Теоретически от систем управления медиа контентом требуется то же самое, что и от систем управления документами. Пользователю важно быстро найти нужный контент, сохранить и защитить его от несанкционированного доступа, поделиться им при необходимости, а возможно и совместно поработать над редакцией.

Почему же все-таки системы DAM выделились в отдельный класс?

Можно выделить две причины:

1. Медиа файлы нередко имеют значительный размер (в случае с видео — сотни мегабайтов, а иногда и терабайты). Если ворошить архив подобных исходников никаких ресурсов компьютера может не хватить. Решением стало генерирование т.н. «прокси-версий» или уменьшенных копий. Существуют тысячи форматов медиафайлов и формирование прокси — непростая техническая задача. Она усложняется еще и тем, что для разных случаев применения нужны разные прокси.
2. Вторая потребность связана с отличием медиафайлов. Сама по себе картинка или видео не имеет ценности до тех пор, пока мы не можем ее разыскать среди тысяч других и получить информацию о правилах ее использования в тех или иных целях. Для того, чтобы решить эту задачу, были придуманы и стандартизированы «метаданные» или данные о данных.

Современное цифровое изображение содержит множество полей информации (подробнее мы писали в статье). Именно благодаря этой информации мы и можем искать и использовать медиафайлы. Для работы с метаданными были созданы специализированные инструменты, включая поисковые движки, которые являются необходимой составной частью DAM систем.

В остальном DAM унаследовали функционал систем управления документами.

«10 основных характеристик DAM систем» – это отраслевой стандарт, разработанный в 2014 году компанией IQ Equity совместно с группой профессионалов DAM и лидеров мнений. Это процесс оценки, который рассматривает 10 ключевых областей и 22 измерения функциональности системы для управления медиафайлами. Согласно этому стандарту, зрелая DAM система умеет:

1. Загружать метаданные и файлы, включая изображения, документы и аудиовизуальные файлы

Это пункт включает такие измерения, как:

• различные методы импорта в DAM – drag’n’drop, подключение сторонних хранилищ или импорт с FTP,
• запись и извлечение встроенных метаданных,
• массовые/пакетные действия работы с файлами и их метаданными.

2. Обеспечивать безопасность файлов и метаданных, чтобы избежать неправильного использования или преждевременной публикации

В DAM системах контроль прав обеспечивается на двух уровнях:

• управлении пользователями и группами, которые включают ограничения на действия в самой системе (например, возможность скачивания оригинала или редактировать метаданные файла),
• управлении правами доступа, которые задают разрешения за пределами системы (например, возможности для неавторизованного пользователя).

Кроме того, система DAM должна иметь технологию единого входа для аутентификации SSO (Single Sign On) для безопасного добавления новых пользователей.

3. Хранить разные форматы файлов и стандарты метаданных

Хранение — это, возможно, то, о чем вы думаете в первую очередь, когда речь заходит о системе DAM. Однако, при выборе системы по управлению корпоративным контентом стоит обратить особое внимание на возможности работы с различными типами файлов и метаданными этих файлов. Система должна позволять персонализировать настройку полей метаданных в зависимости от типа файла, прав доступа и т.д.

4. Трансформировать файлы из одного формата в другой и формировать прокси-версии файлов при загрузке

DAM системы должны уметь конвертировать разные типы файлов, изменять размеры и разрешения изображений и выполнять хотя бы простое редактирование, например, конвертацию из одного формата в другой.

Также необходим определенный уровень автоматизации этих процессов. Самым очевидным примером является автоматическое создание предварительного просмотра видео в разных разрешениях.

5. Обогащать и анализировать контент с помощью расширения метаданных и аналитических метрик

Обогащение метаданных файлов достигается за счет таких автоматизированных возможностей, таких как настраиваемых шаблонов заполнения метаданных и внедрения систем искусственного интеллекта в системе DAM.

Что касается оценки использования контента, то аналитика должна быть доступна для создания отчетов, графиков и таблиц непосредственно в DAM системе или с помощью сторонней интеграции.

Необходимо собирать данные о том, как система используется: от простого просмотра загрузок, скачивания и входа пользователей в систему до отслеживания действий отдельных пользователей, оценки, насколько легко люди находят контент, понимания для чего и кем используется ваш контент и множество других сложных запросов.

6. Создавать связи между оригинальным файлом и его версиями (вариантами, другими форматами)

При версионности существует одна версия истины, т.е. один исходный файл оригинального формата, который может иметь несколько версий. К любой версии можно получить доступ при необходимости. Каждый актив должен иметь уникальный идентификационный номер, версии будут либо иметь общий UID, либо часть UID, либо UID будут физически связаны.

Самое ощутимое преимущество версионности заключается в том, что, устраняется риск использования неактуальных брендинговых материалов или незаконченного контента и множество других вопросов, связанных с согласованностью.

Связи вне контроля версий также важны. Обычно в DAM системе для этого используются контролируемые словари метаданных и таксономия. Это еще один способ обогатить контент для повторного использования и быстрого поиска.

7. Организовать рабочий процесс управления, создания и согласования активов в DAM системе

С помощью запрограммированных рабочих процессов система DAM позволяют и внешним, и авторизованным пользователям сотрудничать друг с другом в рамках одной централизованной системы.

DAM системы имеют возможность организации рабочих процессов, хотя сложность и форма, которую они принимают широко варьируется. Должна быть предусмотрена возможность назначения задачи, комментирования и утверждения, а также информирования пользователей.

8. Быстро искать тот самый файл

Системы DAM имеют встроенный механизм поиска, однако пользователям нужно нечто большее, чем простой поиск. Фильтры и операторы булевой логики — вот примеры «хорошего тона» для современной системы управления корпоративного контента. Также поставщики экспериментируют с машинным обучением для автотегирования: распознаванием лиц, объектов, текста из отсканированных документов и преобразованием речи в текст. Все это примеры инструментов, которые повышают удобство поиска контента.

9. Открывать файл в режиме предварительного просмотра

Как только вы нашли нужный файл, вы хотите посмотреть на него. Поэтому должна быть возможность предварительного просмотра изображений и аудиовизуальных файлов в DAM системе. Без этой возможности DAM — это не более, чем система хранения файлов.

Предварительный просмотр в низком разрешении экономит время и вычислительную мощность, а также повышает удобство поиска, способствуя повторному использованию контента.

10. Распространять и публиковать контент

DAM предоставляют методы, с помощью которых активами можно делиться или иным образом распространять их за пределами системы. Эта функция DAM может быть как простой — генерировать URL-адрес при поступлении, так и сложной — позволять пользователям интегрировать часть контента в сторонние ИТ-сервисы.