К кому вы идете за последней версией прошлогодней презентации для партнеров? А за снимками с недавней выставки или за любым другим медиа активом? Скорее всего, это маркетолог, фотограф или бизнес-ассистент. Мы в Picvario называем их «хранителями знаний». Рассказываем о том, как хранители сопротивляются инновациям, и тем самым понижают эффективность работы с медиа контентом, а также подрывают безопасность и имидж компании.
Если бы медиа активы компании имели физическую оболочку, хранитель знаний спускался бы за ними в архив. Представьте себе продолговатую комнату размером с боинг, которую рассекают бесконечные полки с сотнями черных пронумерованных мешков. Чтобы узнать, что внутри, нужно открыть мешок. Чтобы найти нужный, придется открыть все? Вероятно, большую часть. Если перенестись в цифровое поле, то архив — это облако или жесткий диск, полки — папки, черные мешки — активы со случайными названиями. Чувствуете, как внутри начинает нарастать дискомфорт даже от этого описания? А ведь речь идет о стандартной рабочей ситуации, неизбежной и неотвратимой, как сарказм сисадмина.
Единственный специалист, который может разобраться в хаосе контента и найти фото в среднем за пять минут, — ответственный за медиа активы. Иногда время поиска одного изображения увеличивается до получаса. В крайних случаях актив теряется в огромной массе контента и приходится создавать его с нуля.
Обуздать хаос помогает DAM-система: с ее помощью можно внедрить системный подход к управлению и хранению активов, что сокращает время поиска до нескольких секунд. Еще DAM позволяет безопасно хранить и распространять данные, совместно с коллегами работать с контентом и даже облегчает его монетизацию. Подробнее о преимуществах системы рассказываем в этой статье.
Хранители знаний или хранители хаоса?
Как только на корпоративном горизонте появляется DAM-система, ответственный за медиа архив часто устраивает настоящую голливудскую забастовку. Он выступает резко против инновационных решений, ведь «у нас и так все работает, зачем тратить деньги и время на платный аналог Яндекс Диска». На самом деле они просто не хотят терять свою «страховку»:
- Медиа архив — заложник его хранителя. Поскольку он часто хранится на личном облаке или ПК, контент невольно становится личной собственностью хранителя и гарантом лояльности работодателя. Его можно забрать при увольнении и попробуйте этому помешать. Спойлер: дело бесполезное. Именно так крупный театр безвозвратно потерял фотоархив из-за ухода фотографа.
- Хранитель знаний — единственный, кто разбирается в хаосе и может найти нужный актив. Этот дефицитный «скилл» необоснованно повышает значимость хранителя. Совершенно иная ситуация складывается при правильном использовании DAM-системы, когда любой сотрудник может быстро и легко найти нужный актив по ключевому слову (или тегу).
- Работа ответственного за архив становится более прозрачной. В системе легко отследить количество фотографий с мероприятия, сколько из них было обработано и описано. Да, теперь все активы нужно описывать, чтобы коллеги тоже могли их легко найти: придется добавлять название мероприятия, локацию, дату, имена участников и тех, кто присутствует на фото. Но дело того стоит – поздравляем, вы обуздали хаос!
В результате, медиа архив становится вечным, доступным и управляемым. Приятный бонус: сразу подсвечивается халатное отношение к работе. Плюсы для работодателя и сплошные «неудобства» для хранителя (прости, приятель!)
Чем на самом деле рискует бизнес?
Компания, которая идет на поводу у хранителей, подрывает:
- Эффективность. Предположим, специалисту отдела продаж нужна презентация последней линейки продуктов. Ее местоположение известно только ассистенту маркетолога. Процесс поиска презентации затягивается – а компания оплачивает это время. Отгадайте, что случится, если версия с финальными правками потерялась? Правильно, будет подготовка новой – опять же за счет компании. В итоге, сотрудники могут потратить от нескольких часов до нескольких дней на задачу, которую можно решить за пару секунд. Если вам интересно оценить финансовые убытки, здесь мы делимся формулой для оценки стоимости одного актива.
- Безопасность. Как правило, при внедрении DAM-системы отдел безопасности оценивает надежность решения по сотне параметров. В это же время сотрудники хранят все медиа данные на Яндекс Диске, к которому открыт доступ для редактирования по ссылке. Ссылка, конечно же, есть у всех нынешних и бывших сотрудников, партнеров, фрилансеров, а возможно и их потенциальных заказчиков (портфолио ведь нужно предоставлять при пинге клиента). При этом в облаке даже нельзя отследить логи и зафиксировать активность пользователей. Выглядит это, как оставленные на видном месте «ключи от квартиры, где деньги лежат» (с).
Часто данные хранятся на хостингах типа Flickr, которые созданы для частного пользования. Такие сервисы могут спонсироваться правительством недружественных стран. Например, если компания хранит свои активы на Flickr, их сохранность зависит от финансирования правительства США.
- Репутация. Медиа контент влияет на вовлеченность аудитории: по данным исследования Popsters, в последнее время вовлеченность на видеоплощадках в 2-3 раза выше, чем в других социальных сетях. Чтобы оправдать ожидания пользователей, нужно постоянно делиться качественным контентом, но без системного подхода к его созданию и обработке это практически невозможно. Если речь идет о крупной корпорации, то большой качественный медиа архив – это минимум, необходимый для поддержания имиджа в медиа.
DAM-системы выгодны всем: и бизнесу, и хранителям
Подытожим плюсы DAM-систем для бизнеса: они позволяют наладить эффективную работу с медиа архивом, защитить свои активы и даже отслеживать качество работы с ними. Это повышает производительность и снижает издержки.
Преимущества для ответственных за архив не так очевидны, и тут важно преодолеть сопротивление и правильно «продать» идею сотрудникам. Расскажите, что они превратятся из обычных фотографов или ассистентов, которых можно просто послать за изображением, в операторов важнейших информационных систем. Теперь это специалисты, которые прошли этап повышения квалификации в сфере организации и ведения архивов.
Крупные компании часто создают целые отделы для работы с активами: менеджеры-библиотекари занимаются описанием контентных единиц и работают с метаданными. Такой подход разделяет, например, Джон Городский, автор книги «Metadata Matters»: он доказывает необходимость непрерывной работы с ними. За целостность и структурность метаданных, по мнению эксперта, должны отвечать профессионалы, которые регулярно ищут способы усовершенствования структуры вместе с руководством компании.
Аналогичный подход мы применяем в Пикварио. Поиск эффективного управления данными конкретной компании — один из ключевых этапов интеграции DAM-системы. Для этого мы проводим аудит архивов и создаем уникальную систему работы с активами для внешних и внутренних коммуникаций, а также для работы с сертификатами и презентациями. При этом учитываются запросы пользователей: сотрудников, которые будут непосредственно работать с активами.
В результате, выигрывают все. В компании растет культура работы с медиа контентом и повышается эффективность. А сотрудники получают востребованные цифровые навыки и новую, более значимую роль.