Рассказываем, как сократить время на поиск нужного файла в 36 раз
Как работали до использования Picvario
За годы работы Посольства Катара в России накопилось порядка 16 000 фотографий, видео, листовок, буклетов, файлов и др. Основной пик пришёлся на 2018 год, который был годом культуры Катара в России.
Контент хранился разрозненно: часть находилась на внутренних серверах и компьютерах сотрудников, часть на Google Drive и внешних жёстких дисках, у подрядчиков медиа-агентств. У сотрудников посольства уходило около 2 дней только на то, чтобы собрать необходимые материалы для каждого пресс-релиза по мероприятию.
С ростом данных осуществлять поиск становилось всё сложнее, также постоянно возникали сложности при передаче большого видео (объёмом более 30ГБ). Кроме того, при передаче фотографий и видео медиа-агентствам не всегда соблюдались требования безопасности.
Задачи посольства
Перед ИТ-блоком посольства были поставлены задачи:
- Создать единый портал, объединяющий весь медиаконтент посольства;
- Навести порядок и настроить хранение данных по категориям;
- Настроить удобный поиск, чтобы сотрудникам не приходилось несколько дней искать данные.
- Организовать работу в соответствии с требованиями безопасности посольства.
Picvario — решение для хранения медиафайлов
В качестве решения была использована платформа Picvario, благодаря чему в ходе проекта удалось решить:
- Быстро навести порядок в огромном количестве фото и видео, рассортировав весь контент по «коллекциям»;
- Создать централизованный портал с простым управлением и единой точкой входа. В портал подключены, в том числе внешние хранилища Google Drive и др.;
- Организовать разграничение прав для конфиденциальных данных и настроить безопасную работу с внешними поставщиками. Информационные агентства получили возможность самостоятельно выбирать актуальные откомментированные фото на удобном портале. Это позволило значительно снизить трудозатраты и ускорить выпуск материалов и пресс-релизов.
- Одним из самых ключевых преимуществ проекта стало кардинальное ускорение поиска. Теперь Picvario автоматически индексирует материалы, а на подбор фото и видео для публикаций уходит от 15 до 30 минут. Осуществляется мгновенный поиск по десяткам параметрам: время, место, описание съемки, тип камеры, фрагмент изображения, ключевые слова и т.д. Еще одним огромным плюсом стало распознавание лиц на фото. Теперь на поиск фотографий с нужным человеком уходят в буквальном смысле секунды.
- Из дополнительных возможностей системы, которыми пользуются сотрудники стоит отметить: предпросмотр «на лету» больших видео файлов, что помогает экономить время, и удобная встроенная аналитика, которая позволяет строить отчёты об использовании системы.
Итоги
Внедрение заняло 2 месяца. В настоящее время в систему загружено более 30 ТБ данных, а с системой работает порядка 45 сотрудников.
