До появления развитых облачных технологий компаниям не приходилось выбирать между облачной системой DAM и системой, установленной локально. Более низкая стоимость хранения данных и пропускные способности внутренних серверов были основными доводами в их пользу, а ограниченный функционал и возможности DAM на основе SaaS не могли удовлетворить потребности бизнеса.
Сегодня этот выбор есть, и цена вопроса не является единственным критерием для выборе DAM системы. Облачные технологии достаточно доступны в финансовом отношении, и многие компании рассматривают DAM SaaS в качестве жизнеспособной альтернативы. С увеличением количества функций и возможностей, предлагаемых поставщиками SaaS, внутренним поставщикам решений становится все труднее поддерживать свои конкурентные преимущества.
В чем разница между локальной DAM и на основе SaaS?
Несмотря на рост популярности облачных технологий, многие компании по-прежнему отдают предпочтение локальному размещению. Такие решения тесно связаны с инфраструктурой компании, ее безопасностью и внутренними сетями. Компания сама отвечает за поддержку и приобретение различных компонентов DAM системы управления данными, включая аппаратное обеспечение, программное обеспечение и базу данных. Использование локальных DAM решений по управлению данными обеспечивает более эффективную работу с большими файлами, хранящимися во внутренних сетях.
Внутренние DAM решения, как правило, имеют широкий спектр возможностей настройки и их можно адаптировать к потребностям клиентов. Кроме этого, они могут быть интегрированы с другими системами для создания сложных рабочих процессов. Собственные решения обычно используются в рамках крупного проекта и амортизируются в течение его срока действия.
Поставщик услуг SaaS DAM использует модель, основанную на подписке, для управления различными элементами активов организации, такими как база данных, аппаратное и программное обеспечение. За установленную сумму поставщик системы SaaS DAM позволяет клиенту получить необходимые услуги и предоставляет ему необходимые права конфигурации. Конечные пользователи также будут создавать пользовательские рабочие процессы для управления и распространения активов. Поскольку все больше поставщиков программного обеспечения DAM предлагают настраиваемые пользовательские интерфейсы, они готовы сотрудничать со своими клиентами для разработки новых функций.
Наблюдается растущая тенденция к использованию гибридных облачных решений DAM, которые сочетают в себе возможности собственных и предоставляемых по требованию предложений программного обеспечения как услуги. Такой подход позволяет компаниям более эффективно и рационально управлять своими активами. Гибридные облачные решения предполагают сотрудничество между клиентом и поставщиком. Поставщик предоставляет необходимое оборудование, программное обеспечение, безопасность и базу данных для облачного решения. С другой стороны, клиент предоставляет необходимые ресурсы для собственных активов.
Возможные проблемы при использовании SaaS DAM
- Недостаточная настраиваемость включенных функций: Из-за отсутствия настраиваемых функций в предложениях ПО как услуги крупным компаниям не всегда удается реализовать свои требования к безопасности.
- Зависимость от подключения к интернету: Внутренние DAM платформы управления цифровыми активами позволяют сотрудникам получать доступ к большим файлам через локальную или высокоскоростную сеть. Однако в облачных предложениях доступ к этим файлам требует от всех пользователей выхода в интернет, что может затруднить работу, например, с видео или анимацией.
- Возможности восстановления и резервного копирования: Несмотря на то, что системы SaaS DAM часто предоставляют встроенные возможности аварийного восстановления и резервного копирования, они могут не соответствовать требованиям компании. Обычно это происходит потому, что возможности резервного копирования поставщика не совпадают с политикой организации.
- Интеграция сторонних сервисов, совместимость: Хотя решения SaaS DAM можно интегрировать с определенными приложениями и сервисами, у них могут возникать проблемы совместимости с полной экосистемой существующих приложений организации. Перед их внедрением важно убедиться, что существует четкий и легко выполнимый процесс интеграции.
Возможные проблемы при использовании локальных DAM решений
- Дорогостоящее внедрение: Стоимость внедрения локального программного обеспечения DAM может быть достаточно высока, так как помимо аппаратного обеспечения, также потребуются инвестиции в различные услуги, такие как хранение, резервное копирование и безопасность.
- Ограничение доступности: Локальным DAM программным обеспечением могут пользоваться только сотрудники компании, в которой оно установлено, что затрудняет обмен данными с партнерами и клиентами.
- Пользовательские решения по безопасности в DAM системе: Внедрение и управление пользовательскими решениями безопасности отнимает много времени и сил, и ваша ИТ-команда должна быть готова к внедрению этих технологий.
- Внутренняя ИТ-поддержка: Если что-то пойдет не так, ответственность за устранение неполадок и решение проблем ляжет на внутренний ИТ-отдел компании без внешней поддержки.
Зачем использовать гибридную модель DAM сиситем
Гибридная DAM система управления цифровыми активами — это сочетание локальной и облачной платформ, позволяющее конечным пользователям более эффективно управлять своими активами. Она предоставляет единое решение как для внутренних, так и для внешних пользователей. Гибридное решение идеально подходит тем компаниям, которым важно иметь полный контроль над тем, где и как хранятся их активы, а также тем, которым нужно иметь возможность распространять свои активы по всему миру и управлять конфиденциальными данными.
Если в вашей сети хранятся большие файлы, например, необработанные фото и видеофайлы, облачное DAM решение может оказаться не лучшим вариантом, поскольку вам придется быстро перемещать эти файлы по различным внутренним системам. Если же у вас есть потребность поделиться окончательной версией этих файлов в глобальном масштабе или на нескольких платформах, то вам следует рассмотреть возможность использования облачного решения SaaS DAM. Такой гибридный подход позволит вам получить максимальную отдачу от ваших инвестиций.
В ответ на пандемию многие компании стали разрешать сотрудникам работать из дома. Ожидается, что тенденция к внедрению гибридных форм работы сохранится, поскольку компании и сейчас продолжают использовать этот тип гибких рабочих решений. Из-за растущего числа представителей творческих профессий, выступающих за гибкий график работы, многие компании сталкиваются с трудностями при внедрении гибридных форм работы. Именно поэтому важно иметь соответствующие инструменты и ресурсы, которые помогут справиться с различными проблемами, связанными с этим типом работы. Хорошая система DAM готова прийти на помощь.
Возможности обучения
Если вы новичок в мире DAM систем управления цифровыми активами, вам непросто разобраться в том, о чём мы сейчас говорим. Ниже, мы подобрали статьи, чтобы помочь вам расширить знания о системах управления цифровыми активами: что это такое, как они работают, зачем вам нужна эта система и как она улучшит ваши повседневные задачи.
Сравним облачное и локальное DAM решение для систем управления цифровыми активами
| Области сравнения | SaaS | On-Premise |
| Стоимость реализации | Дешевле | Более дорогостоящие |
| Время реализации | Короче | Длиннее |
| Масштабируемость | Легко увеличивается или уменьшается в соответствии с потребностями бизнеса. | Требует долгосрочного планирования и не всегда подходит для растущих предприятий. |
| Обслуживание и поддержка | Требуют минимальной ИТ-поддержки и обслуживания. | Развертывание и обслуживание — это ответственность организации и внутреннего ИТ-отдела. |
| Персонализация | Ограниченный | Гибкий |
| Обновления | Проще и итеративнее, нет необходимости привлекать сотрудников ИТ-отдела. | Обновления могут отнимать много времени и быть дорогостоящими. Ответственность за планирование, развертывание и проверку обновлений лежит на внутреннем ИТ-персонале. |
| Безопасность и соблюдение нормативных требований | Поставщик заботится о безопасности и мониторинге сетей. | Требует дополнительных ресурсов и времени для внедрения и управления мерами безопасности высокого уровня. |
| Обучение пользователей | Минимальный | Интенсивное обучение |
| Комплексная поддержка | За все аспекты системы отвечает поставщик, включая оборудование, программное обеспечение, сетевое подключение и ресурсы сервера. | Хотя поставщик, скорее всего, предоставит вам техническую поддержку, он не будет предоставлять ресурсы на месте. |
| Соблюдение нормативных требований | может вызывать сложности с управлением | Вы можете применять различные меры безопасности и при этом сохранять контроль над данными, которые вы храните. |
Какое решение DAM подходит для вашей компании?
Прежде чем выбрать DAM систему хранения цифровых активов, важно подумать о различных факторах, которые повлияют на ее эффективность. Одним из них является возможность масштабирования системы по мере роста бизнеса. Еще одним из наиболее важных факторов, которые следует учитывать при выборе системы DAM, является ее гибкость, поскольку она будет использоваться пользователями для решения различных задач. Наличие облачной DAM платформы позволяет распространять все цифровые активы в режиме онлайн, что актуально в текущих условиях.
Хотя использование облачной DAM платформы имеет множество преимуществ, важно также учитывать внутренние требования различных компаний. Например, если ваша компания не готова к использованию облачных технологий, то лучшим вариантом может стать локальное решение.
Поиск подходящей вам системы может занять некоторое время. Следующие вопросы могут помочь вам принять решение:
- Прежде чем начать работу над DAM, важно убедиться, что у вас есть все необходимые ресурсы для ее поддержки. Например, каков ваш текущей ежемесячный интернет-трафик?
- Используются ли файлы, хранящиеся в DAM, локально или глобально? Кроме того, можете ли вы обеспечить внутреннее и внешнее резервирование системы?
- Вы ищете настраиваемое решение, которое можно легко интегрировать с существующими системами, или планируете внедрить совершенно новый подход к управлению файлами?
Понимание различных требований вашей компании поможет вам сделать осознанный выбор. Знание ценового диапазона разных решений и финансовых возможностей вашей компании позволит вам выбрать наилучшее возможное решение.
Благодаря широкому выбору вариантов локальных или SaaS DAM, Picvario может удовлетворить ваши потребности. Если вы хотите узнать больше о том, как мы можем помочь вам управлять вашим контентом, свяжитесь с одним из наших экспертов.