Всё, что вам нужно знать о внедрении DAM-систем: большой FAQ от Picvario
23 августа 2020 г.
23 августа 2020 г.
23.08.2020



Итак, главное решение принято: вам нужна DAM-система. Теперь осталось внедрить подходящий сервис, который превратит цифровые активы компании в удобный, понятный и прозрачный архив. У вас наверняка есть много вопросов о том, как лучше справиться с этой задачей – а у нас есть ответы на них. Делимся в статье!
С чего начать? Выбираем DAM-систему
У вас есть три возможных пути:
Установить иностранную DAM-систему Плюсы: западным DAM-системам уже более 15 лет, за это время они обзавелись колоссальным функционалом и разве что кофе не варят. Минусы: стоят дорого (до $500 000 за год лицензии), поддержки на русском обычно нет, предназначены для зарубежных облачных провайдеров вроде Amazon и Azure (а их тарифы заметно дороже, чем российские от Яндекс, Mail.ru или Крок, кроме того, использование иностранного облака может нарушать закон о хранении персональных данных). Все недостатки можно нивелировать или обойти, но советуем 7 раз подумать, нужны ли вам лишние сложности;
Внедрить российский софт. Одна из немногих DAM-систем, которая создана в РФ, предназначена для коммерческого использования и планомерно развивается – это Picvario DAM. Наше решение целиком адаптировано под российские реалии и законы, стоит в разы дешевле зарубежных аналогов, а умеет не меньше. К тому же мы предлагаем русскоязычную техподдержку;
Разработать свою DAM систему. Это – крайний выход: и дорого, и долго. А когда закончите, систему нужно будет развивать – это ещё дороже и ещё дольше. Поэтому даже такие гиганты, как Сбербанк, пользуются готовым решением.
Мы рекомендуем начать с российской DAM системы: 99 против 1, Picvario DAM умеет всё, что вам нужно.
Как сложно внедрить DAM-систему и сколько это займёт времени?
С технической точки зрения всё укладывается в 5 этапов:
Аудит: соберём все ваши медиаданные, посмотрим, в каком виде они хранятся, оценим входящие потоки таких данных, обсудим нужные мета-теги и т. д.;
Настройка ролей: заводим в базу пользователей, создаём их группы, распределяем права – рутина цифровой безопасности;
Импорт: переносим все медиаактивы компании в систему;
Обучение: показываем, как пользоваться функционалом Picvario DAM, помогаем освоиться с инструментами и возможностями;
Интеграция. Включаем DAM-систему в существующую IT-инфраструктуру компании.
К вопросу о том, насколько быстро все эти задачи можно решить – всё зависит от специфики конкретного случая. В короткие сроки можно уложиться, если:
Вы выбрали облачную версию (SaaS). С решением на собственных серверах всё немного сложнее, потому что вам нужно подготовить соответствующую технику, а это тоже время, деньги, работы по установке и настройке ПО;
Вас устраивает базовый набор полей метаданных, индивидуальная настройка не потребуется;
У вас уже работают сотрудники, которые имеют опыт работы с DAM-системами (бывшие билд-редакторы СМИ, сотрудники фотобанков, профессиональные фотожурналисты).
Если эти три условия соблюдены, можно уложиться в один рабочий день. Если же ваш случай не соответствует вышеперечисленным критериям, мы с этим поможем. Чтобы уточнить сроки внедрения DAM конкретно для вас, просто оставьте заявку.
Что при внедрении DAM берёт на себя разработчик, а что нужно сделать нам?
Мы поможем вам на всех этапах — от аудита и первоначальной настройки до обучения и интеграции. От вас нужно только:
Посмотреть на результаты аудита и одобрить/скорректировать предложенную нашим инженером структуру будущего архива. Теги, ключевые слова, коллекции: никто лучше вас не знает, какие в компании приняты бизнес-процессы и как будет удобно именно вам;
Назначить администратора DAM системы, редактора, пользователей – распределение прав на вас. Например, отделу продаж для работы хватит доступа к просмотру и скачиванию коммерческих предложений, а маркетологам нужно будет сверху добавить возможность загружать данные (по регламентам, которые сделал редактор).
Потребуется участие на этапе интеграции DAM с существующей инфраструктурой, но это подробнее обсудим ниже.
Мы уже пользуемся рядом IT-компонентов – можно это всё интегрировать с DAM?
Да, при помощи API Picvario DAM. Мы готовы сделать для вас интеграцию с CMS, сайтом компании, всевозможными CRM и корпоративными приложениями. При наличии специалистов работы по интеграции вы можете выполнить и самостоятельно, на основе представляемой нами документации.
Можно ли использовать корпоративные учётные записи?
Да, конечно – Picvario DAM поддерживает интеграцию с Google Workspace (ранее G Suite), Microsoft Active Directory (включая ADFS 3.0, 4.0 и Azure AD) и OpenID. Это очень удобно: сотрудникам не придётся запоминать новые пары логин-пароль, а вам будет проще настроить права доступа и управлять пользователями и группами.
Как перенести цифровой архив в DAM-систему?
Перенос данных может быть как простой задачей, так и нетривиальной. Мы сделали всё, чтобы автоматизировать его до предела: специальный модуль Picvario Collector оптимизирует множество процессов сбора и переноса медиаданных, в том числе умеет загружать их с веб и FTP источников. А наши специалисты всегда готовы помочь с миграцией архивов из других баз данных, облачных хранилищ и файлобменников.
Что касается обработки нового контента, Picvario DAM:
Умеет читать поля стандартов EXIF, IPTC, XMP – метаданные, которые есть у каждой фотографии. Дата съёмки, имя фотографа, характеристики камеры: заберём всё, что там есть;
Сохраняет исходные названия файлов
Распознаёт лица – в архиве много снимков людей (например, сотрудников)? Один раз сохраняете в системе фото человека – к примеру, генерального директора – добавляете к нему соответствующий тег — ФИО, и DAM Picvario сама найдёт все фотографии этого человека, пропишет тот же тег. Очень удобно.
Кстати, об автоматическом распознавании: в Picvario DAM можно интегрировать и другие системы ИИ. В нашем плане разработки есть подключение сервисов распознавания текстов, номеров, логотипов и многое другое. При внедрении подобных систем мы опираемся, в первую очередь, на запросы заказчиков.
Как импортировать новые фото в DAM-систему?
Так, как вам удобно – Picvario DAM поддерживает любые варианты загрузки:
Через браузер, по одному файлу или сразу по несколько сотен;
Через наше специальное приложение, Desktop Uploader;
Через FTP – если нужно добавить в систему большое количество медиафайлов или файлы большого размера, это – то, что нужно.
Как обслуживать DAM системы, сколько людей на это нужно?
Здесь универсального ответа нет – смотрите сами:
Если у вас крупное новостное агентство, в котором работает множество фотографов и за день поступают тысячи снимков, на обслуживание такого потока нужно будет, как минимум, 3-4 редактора;
Если вы ставите DAM систему для корпоративной медиабиблиотеки, которая не требует срочных обновлений в режиме 24/7, хватит и одного сотрудника;
В отличие от SaaS версии, сервисное обслуживание которой ведут наши инженеры, on-Premise инсталляция потребует регулярного внимания со стороны вашего системного администратора.
Вывод: если у вас нет серьёзных причин держать всё на собственных серверах, рекомендуем облако. Будет проще и дешевле.
Можно ли сделать оформление в корпоративном стиле?
Легко! Цвета, логотипы – настраиваются в соответствии с вашим брендбуком. Это очень полезно, если вы планируете использовать платформу для франшизы, совместной работы с партнёрами или шэринга части файлов контрагентам. Будет выглядеть очень солидно, дополнит образ преуспевающей и надёжной компании.
Как отслеживать результаты внедрения DAM системы и что делать дальше?
Для мониторинга эффективности в Picvario DAM есть встроенный инструмент: аналитика. Показывает самые главные данные:
Насколько активно сотрудники пользуются DAM системой;
Какие файлы ищут чаще всего (удобно определять, какого контента не хватает в архиве, чем его дополнить);
Кто, что и когда загружал и выгружал – легко отслеживать активность сотрудников.
Что касается дальнейшего развития: уверены, когда вы разберётесь с основным функционалом Picvario DAM, у вас появятся новые идеи по оптимизации рабочих процессов и цифрового архива. Мы всегда рады с этим помочь: нужен уникальный модуль? Сделаем!
Расскажите нам о своих пожеланиях, и мы сделаем всё возможное для того, чтобы их выполнить.
Поделиться
Упоминания
Запишитесь на бесплатную консультацию
Запланировать звонок



Запишитесь на бесплатную консультацию
Запланировать звонок



Запишитесь на бесплатную консультацию
Запланировать звонок



Решения по сценариям
Решения по Задачам
Решения по сценариям
Решения по Задачам
Ресурсы