Итак, главное решение принято: вам нужна DAM-система. Теперь осталось внедрить подходящий сервис, который превратит цифровые активы компании в удобный, понятный и прозрачный архив. У вас наверняка есть много вопросов о том, как лучше справиться с этой задачей – а у нас есть ответы на них. Делимся в статье!

С чего начать? Выбираем DAM-систему

У вас есть три возможных пути:

1. Установить иностранную DAM-систему Плюсы: западным DAM-системам уже более 15 лет, за это время они обзавелись колоссальным функционалом и разве что кофе не варят. Минусы: стоят дорого (до $500 000 за год лицензии), поддержки на русском обычно нет, предназначены для зарубежных облачных провайдеров вроде Amazon и Azure (а их тарифы заметно дороже, чем российские от Яндекс, Mail.ru или Крок, кроме того, использование иностранного облака может нарушать закон о хранении персональных данных). Все недостатки можно нивелировать или обойти, но советуем 7 раз подумать, нужны ли вам лишние сложности;

2. Внедрить российский софт. Одна из немногих DAM-систем, которая создана в РФ, предназначена для коммерческого использования и планомерно развивается – это Picvario DAM. Наше решение целиком адаптировано под российские реалии и законы, стоит в разы дешевле зарубежных аналогов, а умеет не меньше. К тому же мы предлагаем русскоязычную техподдержку;

3. Разработать свою DAM систему. Это – крайний выход: и дорого, и долго. А когда закончите, систему нужно будет развивать – это ещё дороже и ещё дольше. Поэтому даже такие гиганты, как Сбербанк, пользуются готовым решением.

Мы рекомендуем начать с российской DAM системы: 99 против 1, Picvario DAM умеет всё, что вам нужно.

Как сложно внедрить DAM-систему и сколько это займёт времени?

С технической точки зрения всё укладывается в 5 этапов:

1. Аудит: соберём все ваши медиаданные, посмотрим, в каком виде они хранятся, оценим входящие потоки таких данных, обсудим нужные мета-теги и т. д.;

2. Настройка ролей: заводим в базу пользователей, создаём их группы, распределяем права – рутина цифровой безопасности;

3. Импорт: переносим все медиаактивы компании в систему;

4. Обучение: показываем, как пользоваться функционалом Picvario DAM, помогаем освоиться с инструментами и возможностями;

5. Интеграция. Включаем DAM-систему в существующую IT-инфраструктуру компании.

К вопросу о том, насколько быстро все эти задачи можно решить – всё зависит от специфики конкретного случая. В короткие сроки можно уложиться, если:

1. Вы выбрали облачную версию (SaaS). С решением на собственных серверах всё немного сложнее, потому что вам нужно подготовить соответствующую технику, а это тоже время, деньги, работы по установке и настройке ПО;

2. Вас устраивает базовый набор полей метаданных, индивидуальная настройка не потребуется;

3. У вас уже работают сотрудники, которые имеют опыт работы с DAM-системами (бывшие билд-редакторы СМИ, сотрудники фотобанков, профессиональные фотожурналисты).

Если эти три условия соблюдены, можно уложиться в один рабочий день. Если же ваш случай не соответствует вышеперечисленным критериям, мы с этим поможем. Чтобы уточнить сроки внедрения DAM конкретно для вас, просто оставьте заявку.

Что при внедрении DAM берёт на себя разработчик, а что нужно сделать нам?

Мы поможем вам на всех этапах — от аудита и первоначальной настройки до обучения и интеграции. От вас нужно только:

1. Посмотреть на результаты аудита и одобрить/скорректировать предложенную нашим инженером структуру будущего архива. Теги, ключевые слова, коллекции: никто лучше вас не знает, какие в компании приняты бизнес-процессы и как будет удобно именно вам;

2. Назначить администратора DAM системы, редактора, пользователей – распределение прав на вас. Например, отделу продаж для работы хватит доступа к просмотру и скачиванию коммерческих предложений, а маркетологам нужно будет сверху добавить возможность загружать данные (по регламентам, которые сделал редактор).

Потребуется участие на этапе интеграции DAM с существующей инфраструктурой, но это подробнее обсудим ниже.

Мы уже пользуемся рядом IT-компонентов – можно это всё интегрировать с DAM?

Да, при помощи API Picvario DAM. Мы готовы сделать для вас интеграцию с CMS, сайтом компании, всевозможными CRM и корпоративными приложениями. При наличии специалистов работы по интеграции вы можете выполнить и самостоятельно, на основе представляемой нами документации.

Можно ли использовать корпоративные учётные записи?

Да, конечно – Picvario DAM поддерживает интеграцию с Google Workspace (ранее G Suite), Microsoft Active Directory (включая ADFS 3.0, 4.0 и Azure AD) и OpenID. Это очень удобно: сотрудникам не придётся запоминать новые пары логин-пароль, а вам будет проще настроить права доступа и управлять пользователями и группами.

Как перенести цифровой архив в DAM-систему?

Перенос данных может быть как простой задачей, так и нетривиальной. Мы сделали всё, чтобы автоматизировать его до предела: специальный модуль Picvario Collector оптимизирует множество процессов сбора и переноса медиаданных, в том числе умеет загружать их с веб и FTP источников. А наши специалисты всегда готовы помочь с миграцией архивов из других баз данных, облачных хранилищ и файлобменников.

Что касается обработки нового контента, Picvario DAM:

• Умеет читать поля стандартов EXIF, IPTC, XMP – метаданные, которые есть у каждой фотографии. Дата съёмки, имя фотографа, характеристики камеры: заберём всё, что там есть;

• Сохраняет исходные названия файлов

• Распознаёт лица – в архиве много снимков людей (например, сотрудников)? Один раз сохраняете в системе фото человека – к примеру, генерального директора – добавляете к нему соответствующий тег — ФИО, и DAM Picvario сама найдёт все фотографии этого человека, пропишет тот же тег. Очень удобно.

Кстати, об автоматическом распознавании: в Picvario DAM можно интегрировать и другие системы ИИ. В нашем плане разработки есть подключение сервисов распознавания текстов, номеров, логотипов и многое другое. При внедрении подобных систем мы опираемся, в первую очередь, на запросы заказчиков.

Как импортировать новые фото в DAM-систему?

Так, как вам удобно – Picvario DAM поддерживает любые варианты загрузки:

1. Через браузер, по одному файлу или сразу по несколько сотен;

2. Через наше специальное приложение, Desktop Uploader;

3. Через FTP – если нужно добавить в систему большое количество медиафайлов или файлы большого размера, это – то, что нужно.

Как обслуживать DAM системы, сколько людей на это нужно?

Здесь универсального ответа нет – смотрите сами:

• Если у вас крупное новостное агентство, в котором работает множество фотографов и за день поступают тысячи снимков, на обслуживание такого потока нужно будет, как минимум, 3-4 редактора;

• Если вы ставите DAM систему для корпоративной медиабиблиотеки, которая не требует срочных обновлений в режиме 24/7, хватит и одного сотрудника;

• В отличие от SaaS версии, сервисное обслуживание которой ведут наши инженеры, on-Premise инсталляция потребует регулярного внимания со стороны вашего системного администратора.

Вывод: если у вас нет серьёзных причин держать всё на собственных серверах, рекомендуем облако. Будет проще и дешевле.

Можно ли сделать оформление в корпоративном стиле?

Легко! Цвета, логотипы – настраиваются в соответствии с вашим брендбуком. Это очень полезно, если вы планируете использовать платформу для франшизы, совместной работы с партнёрами или шэринга части файлов контрагентам. Будет выглядеть очень солидно, дополнит образ преуспевающей и надёжной компании.

Как отслеживать результаты внедрения DAM системы и что делать дальше?

Для мониторинга эффективности в Picvario DAM есть встроенный инструмент: аналитика. Показывает самые главные данные:

• Насколько активно сотрудники пользуются DAM системой;

• Какие файлы ищут чаще всего (удобно определять, какого контента не хватает в архиве, чем его дополнить);

• Кто, что и когда загружал и выгружал – легко отслеживать активность сотрудников.

Что касается дальнейшего развития: уверены, когда вы разберётесь с основным функционалом Picvario DAM, у вас появятся новые идеи по оптимизации рабочих процессов и цифрового архива. Мы всегда рады с этим помочь: нужен уникальный модуль? Сделаем!

Расскажите нам о своих пожеланиях, и мы сделаем всё возможное для того, чтобы их выполнить.