Управление цифровыми активами (Digital Asset Management) — это программное обеспечение, которое предлагает бизнесу простые решения для хранения, организации, поиска и распространения медиаданных в различных форматах. Программное обеспечение DAM быстро внедряется и им удобно пользоваться. Развёртывание системы DAM позволяет централизовать все цифровые файлы, обеспечивая единый “источник правды” с эффективным отслеживанием. Централизованная цифровая библиотека упрощает совместную работу и доступ к данным.
Определение цифровых активов и их примеры
Медиафайлы контента, сохранённые в электронном виде в DAM системе управления цифровыми активами и сопровождаемые правами на их использование, являются вашими ресурсами. Они создаются в различных форматах, и наиболее популярными форматами являются:
- Видео
- Изображения
- Документы (PDF-файлы и презентации)
- Аудиозаписи
- Векторные файлы
Видео, аудио и графические файлы являются отличным ресурсом для создания истории бренда и улучшения его имиджа, обучая, информируя или мотивируя его целевую аудиторию. Для этого могут использоваться логотипы, посты в социальных сетях, подкасты, интервью, закадровый голос, рекламные ролики или видео-инструкции о продуктах. Все эти наборы данных могут быть использованы в качестве маркетинговых материалов и распространяться через разные каналы.
Кому нужна DAM система управления цифровыми активами?
Не существует какой-то одной конкретной отрасли, которая больше других может выиграть от внедрения интегрированных решений программного обеспечения DAM, так как многие предприятия имеют свои библиотеки медиафайлов вышеупомянутых форматов. Проблема, с которой сталкивается большинство предприятий, заключается в том, что эти библиотеки не организованы и часто представляют собой разрозненные файлы, которые легко перепутать или потерять.
Независимо от масштабов вашей деятельности или отрасли, в которой работает ваш бизнес, потеря жизненно важных и ценных данных может привести к потере времени, замедлению творческих процессов команды, в результате чего ваш бизнес не сможет достичь поставленных целей. Поэтому, безусловно, каждое предприятие только выиграет от внедрения системы DAM для управления своими цифровыми активами, так как добавление этого программного обеспечения в ваши ежедневные процессы поможет эффективно использовать цифровую библиотеку предприятия, улучшить творческие процессы вашей команды и помочь быстрее достичь поставленных целей.
Основные элементы системы DAM
Индексирование
Индексирование — важный шаг в управлении цифровыми активами; это метод присвоения ресурсам, хранящимся в цифровом виде, уникальной идентификации, чтобы их можно было легко искать, обнаруживать и управлять ими. В процессе индексирования к каждому набору данных добавляются метаданные, которые содержат такие общие атрибуты, как имя файла, дата модификации или создания и путь хранения.
Метаданные
Метаданные содержат теги структурированных данных, которые описывают файлы, сохраненные в системе, для удобства идентификации и обнаружения ресурсов. Метаданные помогают при поиске конкретного объекта, можно искать активы по разрешению, типу формата, описанию или праву использования.
Возможности поиска
Интеграция такого ключевого инструмента как расширенный поиск является обязательным условием в системе DAM. Лучшее программное обеспечение для корпоративного DAM имеет множество фильтров, которые обеспечивают предиктивный текстовый поиск. А также поиск по категориям с предварительным просмотром, который позволяет просмотреть объект до загрузки или открытия фактического набора данных.
Перемещение данных
Загрузка, перенос или копирование медиафайлов не должны быть обременительным процессом. Приложения DAM поглощают исходные файлы и преобразуют их в новые формы. DAM-системы преобразуют/изменяют ресурсы при поступлении в новые структуры, например, эскизы или промежуточные записи. Все новые структуры, созданные при вводе ресурсов путем изменения, сохраняются как компонент первой переданной записи.
Рабочие процессы
Грамотная структура рабочего процесса позволяет связать всех пользователей в единый рабочий процесс. Сюда входит оповещение всех пользователей о следующих этапах, необходимых действиях, согласования и обсуждения с разрешением комментариев или замечаний по отдельному ресурсу, а также согласованное перемещение ресурсов — это, в основном, примеры отлаженного рабочего процесса.
Рабочие процессы и жизненный цикл управления цифровыми активами DAM системы
До идентификации внутри DAM системы управления цифровыми активами, основной жизненный цикл активов включает в себя следующие этапы — создание, управление, распространение и хранение. Давайте рассмотрим, как работают рабочие процессы управления цифровыми активами и жизненный цикл:
Создание
Самый первый шаг DAM — это создание активов. Это самый интересный и захватывающий этап, потому что именно на этом этапе творческая команда создаёт медиафайлы, разрабатывает баннеры, логотипы, записывает эпизоды подкастов и создает видеофайлы. Эта работа включает в себя мозговой штурм, сотрудничество, собственно создание, обзоры и заключительный этап перед внедрением управления цифровыми активами — утверждение набора данных, которые будут использоваться в предстоящих кампаниях и проектах.
Управление
Основная задача этапа контроля заключается в администрировании электронных файлов, их загрузке, организации и хранении в определенном месте, предоставлении доступа и реализации стратегий управления, чтобы можно было полностью контролировать как используются медиафайлы.
Распространение
На этапе распространения DAM платформа управления цифровыми активами позволяет обмениваться медиафайлами в цифровом виде между многочисленными отделами компании, маркетинговыми или торговыми каналами, а также с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
Хранение и извлечение
Срок службы медиа зависит от удобства их использования. Важно постоянно отслеживать файлы, чтобы избежать перегрузки медиатеки. Сохранение/архивирование медиафайлов является важной частью жизненного цикла. Когда файлы больше не нужны для распространения, их можно сохранить для будущего использования. Архивирование наборов данных избавляет от беспорядка в хранилище, надежно сохраняет неактивные наборы данных и облегчает их извлечение при необходимости в будущем.
Шесть главных преимуществ программного обеспечения DAM
Ускоряет творческий процесс и повышает продуктивность команды
Позволяет избежать затрат времени и ресурсов, потраченных на поиск неправильно размещенных или потерянных активов
Предоставляет надёжную систему безопасности и шифрования с контролируемым доступом
Предотвращает дублирование задач в рабочих процессах
Создает и поддерживает целостность бренда, сохраняя его последовательность
Анализирует и собирает статистику для более точного измерения ROI (возврат инвестиций)
Система управления активами бренда (BAMS) — это программное обеспечение DAM, специально разработанное для эффективного управления электронными данными бренда (изображениями продукции, логотипами, маркетинговыми материалами).
Классификация DAM систем управления цифровыми активами
PAMS (система управления производственными активами) — это программное обеспечение для управления цифровыми активами, созданное для упрощения и повышения эффективности хранения, архивирования, организации, извлечения, поиска, пересмотра и контроля цифровых медиафайлов.
LAMS (система управления библиотечными активами) — это тип DAM-системы, разработанный специально для организации, хранения, поиска и извлечения трудно поддающихся или не поддающихся редактированию медиафайлов.
Когда вы ознакомитесь с типами программного обеспечения для управления цифровыми активами и определите, какая система лучше всего подходит для вашего бизнеса, вам также предстоит выбрать подходящую модель функционирования системы и поставщика услуг/продавца. Выбор осуществляется между локальными и SaaS (облачными) моделями. Многие компании выбирают облачные модели SaaS, и это не случайно, так как согласно данным superoffice.co.uk при переходе на облачные технологии рост бизнеса может составить до 19,63%.
Программные инструменты SaaS DAM обычно предоставляются на основе подписки в виде платформы, размещенной у стороннего поставщика услуг веб-хостинга, и для их использования нужен доступ к интернету. Обновление программного обеспечения для управления цифровыми активами SaaS происходит автоматически и обычно включено в подписку.
Главное преимущество инструментов SaaS заключается в том, что они исключают затраты на ИТ и доступны в любое время в любом месте удаленно, в то время как локальные системы возлагают ответственность за управление, поддержку и безопасность на внутренние команды, а задачи не могут быть выполнены удаленно.
Picvario предлагает как локальный, так и SaaS вариант DAM. Нажмите на ссылку ниже, чтобы воспользоваться 14-дневной бесплатной пробной версией или заказать бесплатную демонстрационную сессию с одним из наших экспертов и узнать больше о том, как Picvario может повысить эффективность ваших бизнес-процессов.
