При выборе DAM-системы управления цифровыми активами могут возникнуть определенные трудности. Например, при выборе поставщика необходимо учитывать ряд факторов. Это руководство поможет вам избежать ошибок и выбрать систему DAM, которая наиболее оптимально подходит для вашей бизнес-модели.
Что нужно учитывать при выборе DAM?
Сравнивая различные DAM-решения между собой, необходимо обратить внимание на ряд важных характеристик. Прежде чем начать переговоры с потенциальными партнерами, составьте список функциональных требований и изучите возможности систем. При оценке DAM-системы, например, стоит обратить внимание на гибкость интерфейса и возможности кастомизации под задачи вашего бренда.
Пользовательский интерфейс (UI) и опыт (UX)
UI – это часть программного обеспечения, наиболее важная с точки зрения человека. Хорошо продуманный интерфейс должен быть интуитивно понятным, но при этом визуально настраиваемым под ваш корпоративный стиль. UX, в свою очередь, определяет, насколько комфортно сотрудники смогут работать с системой ежедневно. Изучите отзывы о продукте и обратите внимание на то, как различные функции обеспечивают работу команд.
Поддерживаемые типы файлов и работа с «сырыми» форматами
Критический вопрос: какие типы файлов поддерживает система? Позволяет ли она хранить промежуточные версии дизайна (например, TIFF, PSD или RAW-файлы с камер)? В отличие от простых облачных хранилищ, профессиональная платформа для контента должна уметь работать со всеми форматами, которые используются в производственном цикле вашей компании.
Гибкость, кастомизация и миграция метаданных
Гибкая DAM-система должна адаптироваться под требования бизнеса, а не наоборот. Обратите внимание, есть ли возможность настройки полей метаданных и импорта существующих данных из текущих архивов?
Облачное vs on-premise решение и бюджет
Один из ключевых вопросов при выборе — модель развертывания. Готовы ли вы использовать облачный сервис с регулярной арендной платой (OPEX) или вам необходимо on-premise решение с развертыванием на собственных серверах (CAPEX)? Оцените не только первоначальные затраты, но и совокупную стоимость владения (TCO) на горизонте 3–5 лет.
Перспективы развития: дорожная карта (roadmap) продукта
Хотя важно найти уже работающее решение и ознакомиться с его функционалом, также полезно будет узнать о том, над чем сейчас работают разработчики и чего ожидать в перспективе. Почему бы не попросить продавца рассказать вам о своих дальнейших планах по развитию и совершенствованию продукта.
Поддержка клиентов и SLA
Как поставщик поддерживает своих клиентов? Проводится ли обучение персонала? Есть ли консультации на всех этапах разворачивания и использования продукта? Обязательно уточните условия соглашения об уровне услуг (SLA): какое время реакции гарантируется, есть ли представитель в вашем регионе, будет ли у вас персональный куратор?
Репутация вендора и стабильность компании
Насколько надёжен ваш поставщик? Не стоит недооценивать его стабильность, поскольку она будет напрямую влиять на развитие и работу компании. Сфера инноваций зачастую непредсказуема, и система DAM не является исключением. Как долго существует организация? Разработали ли они продукт сами или просто являются дистрибьюторами?
Ошибки при выборе DAM-системы и как их избежать
Сначала определите заинтересованные стороны
Обычно это те люди, на которых непосредственно повлияет внедрение системы. Важно понимать, каким будет их взаимодействие с системой, чтобы их можно было подготовить, и привлечь к работе с системой DAM с самого начала. Прежде чем внедрять систему управления цифровыми активами, убедитесь, что все участники процесса полностью осознают ее преимущества.
Если вы сумеете заручиться поддержкой своих сотрудников на ранних этапах, это станет ключевым компонентом успеха управления активами, поскольку если люди будут использовать систему неправильно, то она не принесет пользы.
Определите, что вам нужно и что вам не нужно
После того как у вас сложилось чёткое представление о том, кто будет пользоваться DAM системой, пора задуматься о потребностях каждой группы пользователей. Одним из главных преимуществ системы DAM является возможность настраивать права как отдельных пользователей, так и целых групп, наделяя их определёнными наборами прав или накладывая ограничения на действия, которые им могут быть доступны.
Однако это ещё не всё. Например, представьте, что вы хотите, чтобы ваше маркетинговое агентство имело бы доступ к некоторым логотипам бренда компании, но при этом хотели бы ограничить доступ к другим активам. Одно из преимуществ Picvario DAM — гранулярное разграничение прав. Поэтому агентству можно открыть доступ к лого, но закрыть доступ к финансовым документам или RAW-файлам.
Хотите ли вы интегрировать уже существующие инструменты в систему?
Когда вы пытаетесь заручиться поддержкой заинтересованных сторон, важно учитывать те системы, которые уже использует наша команда. Существует множество систем, способствующие привлечению пользователей для вас.
В идеале, вам следует опираться на те системы, которые вы уже используете, например, работая с социальными сетями. Сможет ли ваша команда улучшить свои творческие процессы с помощью интеграции по API? API позволяет всем пользователям подключаться к конечным точкам DAM и создавать пользовательские интеграции для использования возможностей существующей системы (социальных сетей, программного обеспечения для дизайна и т.д.). В отличие от некоторых закрытых вендоров, Picvario предлагает открытое API, позволяющее создавать пользовательские интеграции и подключаться к внешним сервисам.
Определите временные рамки внедрения DAM системы
Определить реалистичные сроки для такого проекта непросто, особенно когда у вас есть несколько команд со своими потребностями. Потратьте время, чтобы убедиться, что все сделано правильно и работает.
Разделение этапов на выполнимые шаги позволит минимизировать давление на проектную команду. Таким образом они смогут контролировать внедрение системы на каждом этапе, а не просто беспокоиться о том, чтобы отчитаться о завершении работы.
Выбирайте партнера, а не просто провайдера
Сужая список потенциальных поставщиков, важно изучить не только продукт, но и оценить компанию-поставщика в целом. Этот шаг поможет вам определить, какой поставщик соответствует вашим целям и потребностям. Например, как организована поддержка при вводе в эксплуатацию, доступны ли они 24 часа в сутки 7 дней в неделю? Готовы ли они уделять внимание разработке новых функций, критически важных для вас? Важно, чтобы эти отношения имели долгосрочный потенциал.
Почему стоит рассмотреть Picvario
Picvario предлагает готовую к использованию DAM-систему, подходящую для любой организации. Платформа управления цифровыми активами создана с учетом потребностей различных команд, поэтому она умеет адаптироваться к этим потребностям по мере их изменения.
Получайте отчёты по работе в режиме реального времени и взаимодействуйте со своей командой посредством стандартизированных отчетов и информационных панелей. Когда рабочие процессы сопровождаются чёткой коммуникацией по выполняемым задачам, сотрудники демонстрируют лучший результат с меньшими затратами.
Для получения дополнительной консультации по развертыванию DAM-системы для управления контентом оставьте заявку в форме нижк.
