Связаться
Ресурсы

Рейтинг современных систем документооборота в 2023

На сегодня рынок предлагает множество вариантов цифровых решений для бизнеса, что позволяют избавиться от бумажной рутины и упростить многие процессы, связанные с документацией. В этой статье специалисты Picvario расскажут о том, как выбрать лучшее программное обеспечение для вашего бизнеса, и приведут актуальный обзор программ электронного документооборота.

Рейтинг современных систем документооборота в 2023

Как выбрать лучшую систему электронного документооборота (СЭД)

Развитие цифровых технологий, появление облачных хранилищ и массовая миграция офисов на удалённую работу, что наблюдается последние несколько лет — всё это способствует тому, что системы для управления документами становится все более важной частью любого бизнеса. Задачами такого программного обеспечения являются: хранение, совместное использование, контроль доступов к документам компании, систематизация и архивирование данных. Также оно позволяет легко оцифровать бумажную документацию и упростить многие рутинные процессы.

Сегодня многие компании предлагают свой вариант решения для работы с документацией, которые отличаются по ряду показателей. Рассмотрим основные компоненты и характеристики современных СЭД, что важны для сравнения и выбора лучшего варианта.

Бесплатный тестовый период

Каждая компания-разработчик предлагает просмотреть онлайн-демонстрацию своего продукта для ознакомления с его возможностями. Но чтобы оценить систему, и понять, насколько удобно именно вам управлять документами с ее помощью, лучше протестировать её самостоятельно. Поэтому возможность бесплатно использовать платформу в течение определенного времени или внедрить «пилот» — важное ее преимущество.

Захват и поиск документации

Помимо хранения и систематизации, эффективная СЭД должна легко захватывать документы из памяти компьютера. Также вам должно быть легко найти нужный файл по любому из параметров:

  • теги;
  • ключевые слова;
  • тип документа;
  • название;
  • дата создания;
  • автор, и т.д.

Хранение и скорость доступа

Возможность хранить всю документацию на одной централизованной платформе с доступом к данным из любой точки мира — одна из ключевых причин приобретения СЭД. Поэтому важными параметрами системы являются:

  • предоставляемый объем хранилища для ваших файлов;
  • скорость доступа к нужным документам.

Совместная работа

Доступ, возможность редактирования, комментирования и согласования документов каждым членом команды (согласно корпоративным доступам) избавляют от необходимости маршрутизации документов вручную. Это существенно экономит время и повышает результативность работы. У хорошей системы СЭД должна быть возможность создавать автоматизированные рабочие процессы для исключения ручного труда по рассылке файлов.

Интеграции

Для продуктивной работы современные компании используют разные приложения и цифровые продукты. Эффективная СЭД должна интегрироваться со всеми приложениями, что вы используете.

Безопасность

Надежная защита данных от сторонних пользователей — важнейшая функция СЭД. Также важно, чтобы у вас была возможность администрирования и контроля доступа к документам для сотрудников. Хорошим тоном является возможность подключения корпоративных учетных записей.

Понятный интерфейс и интуитивное меню

Программа должна быть простой и понятной в использовании даже для людей, которые не очень хорошо разбираются в технологиях.

Руководство пользователя и поддержка клиентов

Несмотря на то, что современная СЭД должна быть простой и интуитивно понятной, компания-разработчик должна предоставить клиентам обучающие материалы и документацию, чтобы клиент мог познакомиться со всеми возможностями платформы.

Также важна качественная техподдержка системы. Критериями качества являются:

  • количество доступных каналов для связи (чат на сайте, телефон, электронная почта);
  • часы работы;
  • профессионализм.

Обратите внимание на то, что некоторые компании за поддержку в ночное время суток взимают дополнительную плату.

Рейтинг современных систем документооборота в 2023

Рейтинг и обзор СЭД систем в 2023

Согласно рейтингу СЭД от независимой платформы для поиска и исследования программного обеспечения для бизнеса FinancesOnline, лучшими в 2023 году являются такие панели управления документами:

1. Picvario

Это комплексное ПО для управления цифровыми активами и оптимизации рабочего процесса. Picvario является лидером русскоязычного сегмента и ключевой платформой для импортозамещения. Системные обновления платформы делают продукт наиболее быстрорастущим среди ключевых СЭД.

Особенности платформы:

  • работает со всеми типами цифровых файлов;
  • полнотекстовый поиск;
  • аналитика использования файлов;
  • возможность размещения системы как в облачной версии, так и на серверах заказчика;
  • совместная работа;
  • функции ИИ;
  • мультиязычность — платформа поддерживает 160 языков;
  • API-интеграция;
  • возможность авторизации с помощью учетных записей MS и Google G Suite;
  • возможность подключения к системам хранения Яндекс.Диск, OneDrive, Dropbox, Google Drive или любому S3 хранилищу, что позволяет импортировать файлы организовать единую точку «правды».

2. PandaDoc

Это универсальная онлайн-платформа для электронного документооборота, что является выбором №1 для многих компаний. Уникальными преимуществами платформы являются:

  • детальная аналитика;
  • возможность отслеживать документы в режиме реального времени;
  • совместное ведение журнала действий и комментариев в рамках открытого доступа;
  • автоматическое отображение символики компании (лого, элементы графики) на шаблонах документов;
  • широкие возможности интеграции.

3. Fill

Веб-система управления документами с возможностью доступа через мобильные приложения для устройств iOS и Android.

Основные преимущества:

  • интеграция с более чем 6000 приложений;
  • возможность подключения к системам хранения Dropbox и Google Drive, что позволяет импортировать и экспортировать файлы максимально быстро;
  • многоразовые шаблоны и интеллектуальная система хранения документов;
  • безопасный центр документов, оснащенный 256-битным шифрованием;
  • полностью безбумажные рабочие процессы;
  • мобильное управление документами.

4. ContractWorks

Настраиваемое ПО, что может служить безопасным централизованным хранилищем контрактов. Наряду с общими функциями СЭД, эта платформа предоставляет доступ к широкому спектру отчетов на основе таких показателей, как стоимость контракта или тип контракта.

Также к уникальным преимуществам ContractWorks относят:

  • удобный просмотр контрактов;
  • функции оптического распознавания символов и расширенного поиска;
  • функция автоматического создания линейной схемы каждого контракта;
  • встроенные функции электронной подписи;
  • удобное отслеживание контрактов.

5. Qoppa PDF Studio

Кроссплатформенное приложение, разработанное с различными расширенными функциями для создания, редактирования и просмотра PDF-файлов.

Важные особенности приложения:

  • работает на всех актуальных сегодня платформах (Windows, MacOS, Linux); интуитивно понятный интерфейс;
  • встроенные инструменты редактирования и оптимизации PDF;
  • возможности параллельного и наложенного сравнения для просмотра нескольких файлов PDF;
  • возможность предварительной проверки и проверки соответствия PDF-документов архивным стандартам;
  • мощные функции безопасности PDF.

6. Vitrium Security

Программное обеспечение для управления документами с повышенными стандартами защиты безопасности контента. Платформа использует 256-битное шифрование военного уровня к широкому спектру форматов файлов, включая DOC, PDF, XLS, MP4, AVI, JPG и PNG.

Также особенностями платформы являются:

  • возможность установки прав пользователя;
  • расширенные элементы управления доступом к контенту;
  • точные отчеты и аналитика.

7. ContractZen

Платформа с полным набором функций, что помогают предприятиям управлять контрактами и другими документами.

Преимущества и особенности:

  • инструменты управления рабочими процессами включают управление объектами, управление заседаниями совета директоров и интегрированные службы электронной подписи;
  • услуги комнаты данных на основе метаданных (VDR), с помощью которой пользователи могут создавать виртуальные комнаты для хранения конфиденциальных документов;
  • эффективное управление контрактами на основе искусственного интеллекта;
  • передовые технологии AI и OCR для быстрого поиска данных.

8. Encyro

Универсальная СЭД с 16-уровневой защитой данных в соответствии с отраслевыми стандартами, такими как HIPAA, GDPR, PCI-DSS и SOX.

В чем уникальность системы:

  • технология автоматического шифрования;
  • журналы аудита и журналы активности для отслеживания файлов и учетных записей;
  • простые запросы электронной подписи;
  • удобный мобильный доступ;
  • автоматическая сортировка файлов по папкам по контактам.

9. Signaturely

Платформа электронной подписи, через которую пользователи могут собирать юридически обязывающие подписи, соответствующие требованиям.

В чем особенности программы:

  • всегда сохраняет последнюю версию файлов, чтобы на подпись отправлялись только нужные документы;
  • более 40 встроенных шаблонов для создания документов;
  • автоматизированные функции отслеживания
  • доступ через мобильные телефоны;
  • централизованное управление документами;
  • более эффективный сбор информации;
  • соблюдения правовых норм — любые данные, собранные с помощью платформы, считаются юридически обязывающими и соответствующими законам.

10. Filemail

Удобная платформа с возможностью быстро и бесплатно отправлять большие документы и файлы размером до 5 ГБ.

Важные преимущества:

  • доступна в виде веб-системы или десктопного приложения;
  • функция автоматической загрузки файлов;
  • безопасная передача файлов со сквозным шифрованием данных;
  • ускорение передачи UDP.

Как видите, каждая из СЭД имеет свои уникальные преимущества, что могут быть ключевыми для решения именно ваших задач. Сравнение функций и особенностей систем электронного документооборота помогут вам сделать оптимальный выбор.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Вас заинтересует: