На сегодня рынок предлагает множество вариантов цифровых решений для бизнеса, что позволяют избавиться от бумажной рутины и упростить многие процессы, связанные с документацией. В этой статье специалисты Picvario расскажут о том, как выбрать лучшее программное обеспечение для вашего бизнеса, и приведут актуальный обзор программ электронного документооборота.
Как выбрать лучшую систему электронного документооборота (СЭД)
Развитие цифровых технологий, появление облачных хранилищ и массовая миграция офисов на удалённую работу, что наблюдается последние несколько лет — всё это способствует тому, что системы для управления документами становится все более важной частью любого бизнеса. Задачами такого программного обеспечения являются: хранение, совместное использование, контроль доступов к документам компании, систематизация и архивирование данных. Также оно позволяет легко оцифровать бумажную документацию и упростить многие рутинные процессы.
Сегодня многие компании предлагают свой вариант решения для работы с документацией, которые отличаются по ряду показателей. Рассмотрим основные компоненты и характеристики современных СЭД, что важны для сравнения и выбора лучшего варианта.
Бесплатный тестовый период
Каждая компания-разработчик предлагает просмотреть онлайн-демонстрацию своего продукта для ознакомления с его возможностями. Но чтобы оценить систему, и понять, насколько удобно именно вам управлять документами с ее помощью, лучше протестировать её самостоятельно. Поэтому возможность бесплатно использовать платформу в течение определенного времени или внедрить «пилот» — важное ее преимущество.
Захват и поиск документации
Помимо хранения и систематизации, эффективная СЭД должна легко захватывать документы из памяти компьютера. Также вам должно быть легко найти нужный файл по любому из параметров:
- теги;
- ключевые слова;
- тип документа;
- название;
- дата создания;
- автор, и т.д.
Хранение и скорость доступа
Возможность хранить всю документацию на одной централизованной платформе с доступом к данным из любой точки мира — одна из ключевых причин приобретения СЭД. Поэтому важными параметрами системы являются:
- предоставляемый объем хранилища для ваших файлов;
- скорость доступа к нужным документам.
Совместная работа
Доступ, возможность редактирования, комментирования и согласования документов каждым членом команды (согласно корпоративным доступам) избавляют от необходимости маршрутизации документов вручную. Это существенно экономит время и повышает результативность работы. У хорошей системы СЭД должна быть возможность создавать автоматизированные рабочие процессы для исключения ручного труда по рассылке файлов.
Интеграции
Для продуктивной работы современные компании используют разные приложения и цифровые продукты. Эффективная СЭД должна интегрироваться со всеми приложениями, что вы используете.
Безопасность
Надежная защита данных от сторонних пользователей — важнейшая функция СЭД. Также важно, чтобы у вас была возможность администрирования и контроля доступа к документам для сотрудников. Хорошим тоном является возможность подключения корпоративных учетных записей.
Понятный интерфейс и интуитивное меню
Программа должна быть простой и понятной в использовании даже для людей, которые не очень хорошо разбираются в технологиях.
Руководство пользователя и поддержка клиентов
Несмотря на то, что современная СЭД должна быть простой и интуитивно понятной, компания-разработчик должна предоставить клиентам обучающие материалы и документацию, чтобы клиент мог познакомиться со всеми возможностями платформы.
Также важна качественная техподдержка системы. Критериями качества являются:
- количество доступных каналов для связи (чат на сайте, телефон, электронная почта);
- часы работы;
- профессионализм.
Обратите внимание на то, что некоторые компании за поддержку в ночное время суток взимают дополнительную плату.
Рейтинг и обзор СЭД систем в 2023
Согласно рейтингу СЭД от независимой платформы для поиска и исследования программного обеспечения для бизнеса FinancesOnline, лучшими в 2023 году являются такие панели управления документами:
1. Picvario
Это комплексное ПО для управления цифровыми активами и оптимизации рабочего процесса. Picvario является лидером русскоязычного сегмента и ключевой платформой для импортозамещения. Системные обновления платформы делают продукт наиболее быстрорастущим среди ключевых СЭД.
Особенности платформы:
- работает со всеми типами цифровых файлов;
- полнотекстовый поиск;
- аналитика использования файлов;
- возможность размещения системы как в облачной версии, так и на серверах заказчика;
- совместная работа;
- функции ИИ;
- мультиязычность — платформа поддерживает 160 языков;
- API-интеграция;
- возможность авторизации с помощью учетных записей MS и Google G Suite;
- возможность подключения к системам хранения Яндекс.Диск, OneDrive, Dropbox, Google Drive или любому S3 хранилищу, что позволяет импортировать файлы организовать единую точку «правды».
2. PandaDoc
Это универсальная онлайн-платформа для электронного документооборота, что является выбором №1 для многих компаний. Уникальными преимуществами платформы являются:
- детальная аналитика;
- возможность отслеживать документы в режиме реального времени;
- совместное ведение журнала действий и комментариев в рамках открытого доступа;
- автоматическое отображение символики компании (лого, элементы графики) на шаблонах документов;
- широкие возможности интеграции.
3. Fill
Веб-система управления документами с возможностью доступа через мобильные приложения для устройств iOS и Android.
Основные преимущества:
- интеграция с более чем 6000 приложений;
- возможность подключения к системам хранения Dropbox и Google Drive, что позволяет импортировать и экспортировать файлы максимально быстро;
- многоразовые шаблоны и интеллектуальная система хранения документов;
- безопасный центр документов, оснащенный 256-битным шифрованием;
- полностью безбумажные рабочие процессы;
- мобильное управление документами.
4. ContractWorks
Настраиваемое ПО, что может служить безопасным централизованным хранилищем контрактов. Наряду с общими функциями СЭД, эта платформа предоставляет доступ к широкому спектру отчетов на основе таких показателей, как стоимость контракта или тип контракта.
Также к уникальным преимуществам ContractWorks относят:
- удобный просмотр контрактов;
- функции оптического распознавания символов и расширенного поиска;
- функция автоматического создания линейной схемы каждого контракта;
- встроенные функции электронной подписи;
- удобное отслеживание контрактов.
5. Qoppa PDF Studio
Кроссплатформенное приложение, разработанное с различными расширенными функциями для создания, редактирования и просмотра PDF-файлов.
Важные особенности приложения:
- работает на всех актуальных сегодня платформах (Windows, MacOS, Linux); интуитивно понятный интерфейс;
- встроенные инструменты редактирования и оптимизации PDF;
- возможности параллельного и наложенного сравнения для просмотра нескольких файлов PDF;
- возможность предварительной проверки и проверки соответствия PDF-документов архивным стандартам;
- мощные функции безопасности PDF.
6. Vitrium Security
Программное обеспечение для управления документами с повышенными стандартами защиты безопасности контента. Платформа использует 256-битное шифрование военного уровня к широкому спектру форматов файлов, включая DOC, PDF, XLS, MP4, AVI, JPG и PNG.
Также особенностями платформы являются:
- возможность установки прав пользователя;
- расширенные элементы управления доступом к контенту;
- точные отчеты и аналитика.
7. ContractZen
Платформа с полным набором функций, что помогают предприятиям управлять контрактами и другими документами.
Преимущества и особенности:
- инструменты управления рабочими процессами включают управление объектами, управление заседаниями совета директоров и интегрированные службы электронной подписи;
- услуги комнаты данных на основе метаданных (VDR), с помощью которой пользователи могут создавать виртуальные комнаты для хранения конфиденциальных документов;
- эффективное управление контрактами на основе искусственного интеллекта;
- передовые технологии AI и OCR для быстрого поиска данных.
8. Encyro
Универсальная СЭД с 16-уровневой защитой данных в соответствии с отраслевыми стандартами, такими как HIPAA, GDPR, PCI-DSS и SOX.
В чем уникальность системы:
- технология автоматического шифрования;
- журналы аудита и журналы активности для отслеживания файлов и учетных записей;
- простые запросы электронной подписи;
- удобный мобильный доступ;
- автоматическая сортировка файлов по папкам по контактам.
9. Signaturely
Платформа электронной подписи, через которую пользователи могут собирать юридически обязывающие подписи, соответствующие требованиям.
В чем особенности программы:
- всегда сохраняет последнюю версию файлов, чтобы на подпись отправлялись только нужные документы;
- более 40 встроенных шаблонов для создания документов;
- автоматизированные функции отслеживания
- доступ через мобильные телефоны;
- централизованное управление документами;
- более эффективный сбор информации;
- соблюдения правовых норм — любые данные, собранные с помощью платформы, считаются юридически обязывающими и соответствующими законам.
10. Filemail
Удобная платформа с возможностью быстро и бесплатно отправлять большие документы и файлы размером до 5 ГБ.
Важные преимущества:
- доступна в виде веб-системы или десктопного приложения;
- функция автоматической загрузки файлов;
- безопасная передача файлов со сквозным шифрованием данных;
- ускорение передачи UDP.
Как видите, каждая из СЭД имеет свои уникальные преимущества, что могут быть ключевыми для решения именно ваших задач. Сравнение функций и особенностей систем электронного документооборота помогут вам сделать оптимальный выбор.
