В современном быстро меняющемся цифровом мире как никогда важно эффективное управление активами. Взаимодействие с контентом, объем которого растёт в геометрической прогрессии, часто вызывает чувство растерянности и беспомощности. Именно здесь на помощь приходят DAM системы управления активами. Если принято решение переходить на современную систему DAM, важно составить четкий план и придерживаться его в процессе перехода.
Давайте рассмотрим работающие методы управления цифровыми активами, чтобы вы могли быть уверены в том, что система DAM работает на вас, то есть настроена на успех и помогает в реализации бизнес-целей и задач. Без четкого плана существует риск оказаться с беспорядочной и неорганизованной системой DAM, что может привести к еще большему хаосу, потере времени и даже причинить ущерб репутации бренда.
Прежде чем переходить на систему DAM, тщательно подготовьте активы
Перед внедрением современных DAM систем управления цифровыми активами крайне важно получить полное представление о текущем состоянии вашей среды хранения и убедиться, что она обладает всеми необходимыми функциями и возможностями для выполнения ваших требований. Также важно тщательно подготовить все активы после выбора лучшего программного обеспечения DAM.
Система DAM способна оптимизировать операционные процессы, улучшить взаимодействие между отделами и сотрудниками, работающими с контентом, и повысить эффективность компании. Ниже будет предложена инструкция, в которой будут рассмотрены важнейшие DAM системы управления активами, изложенная в форме 10 последовательных шагов, начиная от постановки целей и заканчивая выбором инструментов и внедрением лучших практических решений DAM.
Эта инструкция будет полезна маркетологам, создателям контента или компаниям, работающим с цифровыми активами, так как в ней можно найти информацию об инструментах, необходимых для того, чтобы научиться эффективно управлять контентом и добиться успеха в цифровую эпоху.
- Ознакомьтесь с существующими системами DAM и сравните их
Сегодня на рынке можно найти разные DAM решения для управления активами. Прежде чем начать поиск того, что подходит именно вам, важно понимать какие именно задачи вы собираетесь решать, с какими типами активов преимущественно работает ваша компания, потому что это поможет определить ваши цели и требования. Этот шаг позволит вам сузить количество рассматриваемых предложений и сосредоточиться на тех, которые подходят вам больше всего. Такой подход поможет вам сравнить и выбрать наилучшее для вас решение.
Задайте себе следующие вопросы:
- Каковы цели моей организации?
- Какой тип контента у нас есть (текстовый или визуальный)?
- Кто будет использовать наш контент? Как часто он им нужен? Какой формат (форматы) предпочитает каждый пользователь (электронная книга или PDF)?
Остановив свой выбор на определённой DAM системе, убедитесь, что она обладает всеми необходимыми функциями и возможностями для удовлетворения потребностей. Некоторые из них включают ввод активов, управление рабочими процессами и совместную работу. Затем изучите варианты лицензирования и ценообразования. Некоторые DAM предлагаются за однократную фиксированную плату или возобновляемую подписку, в то же время можно найти опции с тарифными планами, учитывающими количество пользователей и объём активов.
Ознакомьтесь с информацией о продукте, представленной на сайте разработчика или поставщика, а также почитайте отзывы тех, кто пользуется данным программным обеспечением, это даст вам ценное представление о процессе внедрения и общем пользовательском опыте рассматриваемого решения. После того как вы определились с возможными DAM решениями для управления цифровыми активами, запросите пробную или демонстрационную версию каждого из них, чтобы получить более глубокое представление об их функциях и возможностях. Это позволит оценить их функциональность и соответствие задачам бизнеса.
Вы можете поговорить с командой Picvario о своих конкретных потребностях. Мы поможем вам сориентироваться в возможностях PIcvario DAM системой и познакомим с лучшими стратегиями управления активами.
- Проведите аудит своих цифровых активов
Прежде чем начать использовать новую DAM-систему, важно провести аудит текущих активов. К ним относятся все цифровые файлы и контент, которые в настоящее время хранятся на компьютере, сервере или в облачном хранилище. Вам необходимо знать, что у вас есть, прежде чем вы сможете эффективно организовать и управлять вашими активами.
Начните с составления описи всех имеющихся активов. Сюда входят имена файлов, форматы, размеры и местоположение. Кроме того, разделите активы на категории по типам, например, изображения, видео или документы. Это поможет вам обнаружить нехватку или избыток определенных активов в контенте.
Как только вы получите четкое представление о своих текущих активах, вы можете начать их упорядочивать в новой системе DAM. Это поможет оптимизировать рабочий процесс и улучшить взаимодействие как между сотрудниками и отделами, так и с клиентами.
- Удалите ненужные файлы
Одним из важнейших шагов в освоении искусства управления цифровыми активами является инвентаризация файлов. Это поможет избежать дублирования файлов и облегчит поиск и управление активами. Для начала, следует удалить все ненужные и устаревшие файлы, чтобы сохранить актуальность и организованность библиотеки.
Далее, договоритесь об именовании файлов. Оно должно быть основано на четкой и последовательной структуре, включающей соответствующие ключевые слова и даты. Вы также можете решить, что имена файлов должны включать номер версии или тип файла.
Затем организуйте активы в папки или категории по типу или теме. Это облегчит поиск и управление активами. Вам также следует подумать о создании вложенных папок или тегов для дальнейшей категоризации цифровых активов.
Наконец, перенесите обновлённую библиотеку активов в новую DAM-систему. Это гарантирует, что все активы будут организованы и доступны в одном центральном месте.
Переход на работу с DAM системой
Переход на систему DAM может показаться сложной задачей, особенно если у вас большой объем цифровых активов. Однако предварительное планирование и следование плану могут существенно облегчить процесс перехода. При переходе на программное обеспечение DAM необходимо следовать следующим стратегиям.
- Разработайте систему метаданных
Еще одним важным шагом в освоении DAM является разработка системы метаданных. Метаданные — это набор описательной информации, которая прикрепляется к каждому активу в библиотеке. Сюда входит такая информация, как тип файла, дата, автор и ключевые слова. Метаданные существенно облегчают поиск и управление цифровыми активами.
Начните с определения полей метаданных, которые наиболее актуальны для конкретных потребностей. Это могут быть такие поля, как тип файла, дата создания, автор, ключевые слова и информация об авторских правах. Можно также добавить пользовательские поля, исходя из личной необходимости.
Затем продумайте систему, определяющую структуру и формат полей метаданных. Она должна быть четкой и последовательной, понятной и удобной в использовании. Возможно, вы даже создадите руководство или учебные материалы, чтобы помочь своим сотрудникам эффективно пользоваться метаданными.
Наконец, добавьте метаданные к каждому активу в библиотеке. Это можно сделать вручную, а также использовать средства автоматизации или прикладные решения искусственного интеллекта для массового добавления метаданных.
- Перенесите в DAM систему свои файлы
Рассматривая возможность перехода на DAM-систему, важно заранее узнать, предлагает ли она интеграцию с различными облачными сервисами хранения данных, такими как Google Drive, Dropbox, OneDrive и FTP. Эта функция может существенно упростить процесс миграции. Поэтому, выбирая систему DAM, уточните, поддерживает ли она предпочитаемый вами облачный сервис хранения данных. Это облегчит процесс миграции и поможет избежать потери данных.
После чистки библиотеки активов и создания системы метаданных файлы можно переносить в новую DAM-систему. Для этого необходимо загрузить цифровые активы в новую DAM систему и организовать их в соответствии с системой метаданных.
Начните с создания структуры папок, которая отражает организацию схемы метаданных. Это облегчит загрузку и организацию активов. Вам также следует рассмотреть возможность использования средств автоматизации для массовой загрузки цифровых активов и автоматического применения метаданных.
После загрузки активов можно приступить к их организации в соответствии с системой метаданных, например, добавить или отредактировать метаданные для отдельных активов или использовать средства автоматизации для массового применения метаданных к активам.
- Интеграция DAM системы с другими инструментами и системами
Еще одним важным шагом в освоении стратегий управления активами является интеграция DAM-системы с другими инструментами и системами, например, интеграция с системой управления контентом, инструментом управления проектами или программным обеспечением для автоматизации маркетинга.
Начните с определения инструментов и систем, которые необходимо интегрировать с вашей системой DAM. Ищите такие системы, которые предлагают интеграцию или API, обеспечивающие беспрепятственную передачу данных и обмен информацией.
После того как вы определили системы, которые необходимо интегрировать, поработайте с ИТ-командой или поставщиком над настройкой интеграции. Скорее всего, вам понадобится настроить API, создать каналы передачи данных, а также настроить системы для совместной работы.
- Добавьте пользователей и настройте права доступа
Чтобы максимально использовать преимущества системы DAM, важно добавить пользователей и настроить права. Это позволит вам сотрудничать с членами команды, клиентами и поставщиками, сохраняя контроль над своими активами.
Начните с создания учетных записей пользователей для всех, кому необходим доступ к системе DAM. Это могут быть сотрудники, клиенты, поставщики или подрядчики. Возможно, вам понадобится создать группы пользователей или ролей на основе конкретных потребностей или прав.
Затем настройте права для каждого пользователя или группы пользователей. Они могут включать доступ только для просмотра, просмотр с водяными знаками, редактирование, экспорт или полный доступ администратора. Вы также можете определять и вводить свои собственные права в зависимости от конкретных потребностей.
Большинство систем управления цифровыми активами (DAM) решают вопрос сохранения доступов (логинов и паролей), предлагая авторизацию через такие популярные платформы, как Microsoft или Google. При включении этой функции все разрешения и групповые настройки автоматически сохраняются, и пользователям не понадобится запоминать еще один набор учетных данных для входа в систему. Это не только упрощает работу пользователей, но и обеспечивает более высокий уровень безопасности и снижает риск несанкционированного доступа к ценным цифровым активам.
- Обучите команду правильно пользоваться DAM системой
Еще одним важным шагом в освоении стратегий управления активами является обучение сотрудников эффективному использованию системы DAM. Важно, чтобы они понимали весь потенциал системы и могли пользоваться им в полной мере.
Начните с создания учебных материалов, охватывающие основы использования системы DAM, или узнайте, есть ли у вашего поставщика DAM справочный центр и учебные материалы, которые можно использовать для обучения сотрудников. Им необходимо знать, как загружать и организовывать активы, как их искать и как работать с метаданными.
Затем проведите практические занятия или семинары, чтобы помочь сотрудникам освоить работу с системой DAM на практике. Сюда можно включить работу над реальными сценариями или тематическими исследованиями для демонстрации возможностей системы.
Наконец, поощряйте постоянное обучение и развитие, регулярно предоставляя материалы для обучения и поддержки своих сотрудников. Это поможет им оставаться в курсе последних возможностей и лучших стратегий использования системы DAM.
Мониторинг и оптимизация DAM системы
Важно следить за актуальностью системы DAM, так как это имеет решающее значение для ее долгосрочного успеха. Изменения в штате компании, изменения или пополнения контента должны отражаться в системе DAM. Здесь рекомендуется использовать следующие ключевые стратегии управления активами
- Поддерживайте DAM-систему в актуальном состоянии по мере расширения коллекции цифровых активов
Начните с регулярного пересмотра и обновления схемы метаданных. Возможно, нужно будет добавить новые поля метаданных или пересмотреть существующие с учетом изменений в бизнесе или отрасли.
Затем регулярно проводите аудит цифровых активов, чтобы обеспечить их актуальность и релевантность — удаляйте устаревшие активы, обновляйте метаданные или модифицируйте организацию активов в соответствии с меняющимися потребностями. В процессе внедрения системы DAM важно опрашивать пользователей и собирать отзывы об их пользовательском опыте — эту задачу можно поручить администратору. Из этих отзывов можно получить информацию об удобстве использования DAM, предложения по улучшению пользовательского опыта и идеи по улучшению структуры метаданных.
Сбор и анализ отзывов является гарантией того, что система DAM оптимизирована для удовлетворения потребностей пользователей и, в конечном счете, обеспечивает окупаемость инвестиций для бизнеса. Наконец, поощряйте постоянное сотрудничество и общение между сотрудниками, чтобы быть уверенным в том, что система DAM используется эффективно и результативно.
- Регулярный анализ и оптимизация DAM системы
Последним шагом в освоении стратегий управления активами является регулярная оптимизация системы DAM и опережение конкурентов. Таким образом вы сможете быть уверены в том, что система DAM отвечает конкретным потребностям, а также выявить потенциальные возможности для её совершенствования.
Начните с проведения регулярных срезов эффективности системы DAM — отслеживайте ключевые показатели, такие, например, как использование активов, поисковые запросы или вовлеченность пользователей.
Затем определите области для улучшения или оптимизации. Возможно, вам понадобится добавление новых функций, обновление схемы метаданных или интеграция с новыми системами или инструментами.
Наконец, сотрудничайте с ИТ-отделом или поставщиком системы для внедрения любых необходимых изменений или обновлений DAM системы. Это поможет вам идти в ногу с развитием технологий и уверенно добиваться успеха в современном цифровом мире.
Заключение
В целом, рассмотренных выше стратегий управления активами достаточно для эффективного и безопасного управления цифровыми активами (DAM). Внедрение этих стратегий ведет к повышению производительности труда, эффективному взаимодействию сотрудников между собой и с контентом, снижению затрат и стимулированию инноваций.
Освоение стратегий управления цифровыми активами необходимо всем, кто с ними активно работает в быстро меняющемся цифровом мире. Эти стратегии позволяют создать хорошо продуманную DAM-систему, которая оптимизирует рабочие процессы, повысит качество командной работы и эффективность компании. Будь вы маркетолог, создатель контента или владелец бизнеса, система DAM поможет вам эффективно управлять цифровыми активами и добиться успеха. Внедряя стратегии управления активами, вы сможете обеспечить надлежащую сохранность и организацию вашего цифрового контента. Поэтому начните осваивать стратегии управления цифровыми активами уже сегодня и убедитесь в их преимуществах сами!
Получите бесплатную демонстрацию Picvario и пообщайтесь с нашей командой
Если вы ищете DAM-решение для своего бизнеса, Picvario может вам помочь. Мы предлагаем комплексную систему DAM, простую в использовании, настраиваемую и безопасную. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы назначить бесплатную демонстрацию и обсудить с нашей командой, как мы можем помочь вам освоить управление цифровыми активами.
